Bí kíp giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
1.Duy trì danh sách công việc: Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên. Bao gồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ không bao giờ phải quên hay bỏ sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này, hoặc là lưu trong điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài ra, việc cần nhớ là hãy cụ thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng những hành dộng cụ thể.
2. Xác định rõ thời gian: Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu thứ tự công việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất được việc nào đó khi phải lấp đầy khoảng thời gian trống bất ngờ. Chẳng hạn như bạn có thể tra cứu thông tin trên internet tại văn phòng trong khi phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.
3. Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trọng chúng: Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của mình. Sự thật là bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của riêng nó. Có bao giờ bạn để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và quyết định rất chớp nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉ mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút, chúng ta có khuynh hướng làm xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và theo sát kế hoạch hành động của mình.
Bí kíp giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
4. Sử dụng thời gian thật khôn ngoan: Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong ngày và để điện thoại trả lời tự động để bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung mỗi ngày. Nếu có thể, đừng mở email nếu bạn không có thời gian cho nó.
5. Hãy trật tự và ngăn nắp: Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những hồ sơ, email sao cho dễ dàng tìm thấy nhất. Việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất lạc thường tiêu tốn rất nhiều thời gian.
6. Tránh sự ngắt quãng: Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn-mở-rộng-cửa” với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn không có thời gian lắng nghe những câu hỏi thắc mắc của họ và giải đáp. Nếu đồng sự của bạn đến bàn khi bạn quá bận rộn, hãy đề nghị anh/cô ấy xếp 1 thời điểm khác để nói chuyện.
7. Cùng cộng tác: Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn, cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì hoãn nào. Bạn cũng mong muốn họ như vậy đối với bạn. Để an toàn nhất, hãy kéo thêm chút thời gian vào hạn cuối của mỗi dự án để phòng trừ những trường hợp bất khả kháng.
8. Tránh những giám sát không cần thiết: Nếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để họ đảm trách trừ phi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ. Quá nhiều người cứ lãng phí thời gian quý báu của mình để lắng nghe hay đọc báo cáo về dự án của người khác. Nếu việc của đồng nghiệp không tác động trực tiếp đến công việc hàng ngày, tiến độ công việc hay mục tiêu nghề nghiệp của bạn thì hãy biểu đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói chuyện mang tính hỗ trợ vào một thời điểm thích hợp.
9. Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật: Hãy xác định sự cần thiết của những cuộc họp. Nếu cần thiết, hãy lên lịch và theo sát-bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn thật sự không cần thiết lắm cho toàn bộ tiến trình cuộc họp hãy gặp riêng cấp trên của bạn để xin phép dành thời gian làm những việc cần thiết hơn.
10. Giữ vững tiến độ: Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận ít nhất 1 dự án công việc trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3 dự án sẽ tốt hơn nữa. Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giúp cho tâm trí bạn luôn chủ động và tầm nhìn của bạn sẽ sáng suốt.
11. Lựa chọn dự án một cách cẩn thận: Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho công ty và tận dụng hết được những kỹ năng của bạn. Có thể có nhiều lý do chính đáng để từ chối đảm nhận thêm việc và những người làm việc chuyên nghiệp thường biết cách nói “Không”. Hãy tự hỏi, “ Liệu dự án này có giúp phát triển sự nghiệp của tôi?”, “Tôi có thể cam kết đủ thời gian để hoàn thành nó đúng hạn?” Bạn sẽ được nhiều người nể trọng nếu biết công tác với một đồng sự để kỹ năng làm việc của hai người có thể bổ sung cho nhau hơn là bạn nhận thêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm trên vai trong khi sức lực và thời gian không cho phép dẫn đến quá tải.
12. Không trì hoãn: Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở mỗi con người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho những việc ít thú vị. Vì dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất.
13. Tự thưởng: Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc mà còn bao gồm cả việc sắp xếp thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng cho bản thân. Hãy lên kế hoạch tự thưởng cho mình mỗi khi hoàn thành 1việc nào đấy. Cụ thể như thưởng cho mình 1 ly café khi bản báo cáo chi tiết kỹ thuật hay lên kế hoạch 1 kỳ nghỉ thú vị khi 1 sản phẩm được tung ra.
Bạn có thể đăng ký ngay khóa học Kỹ năng quản lý thời gian tại cổng đào tạo trực tuyến Academy.vn để học hỏi kinh nghiệm quản lý thời gian tốt nhất từ các giảng viên nhé.
5 thói quen tốt bạn nên làm để có kỹ năng quản lý thời gian tốt
1. Nên thực hiện mọi việc xong đúng giờ: Bạn nên thực hiện mọi việc mình dự định sớm nhất và hoàn thành nó trong thời gian dự định, chẳng hạn bạn có một cuộc hẹn trong 1 tiếng đồng hồ nữa nhưng bạn không biết có kịp làm xong việc đang làm hay không, nếu cứ làm cho xong việc thì khả năng trễ hẹn là rất cao, còn nếu bỏ dở việc đang làm cho kịp hẹn thì rồi sẽ kéo theo những cái trễ khác.
Với những người có ý thức và biết quản lý thời gian, bạn nên chia luôn chia thời gian cho từng công việc trước và biết rõ bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này trước khi chuyển sang việc khác. Không đơn giản là việc nào đến trước thì làm trước, bạn cũng biết đánh giá mức độ quan trọng của từng việc để đầu tư thời gian hợp lý, bởi vì bạn biết đấy, có những việc rất mất thời gian nhưng lại chẳng mang lại được giá trị gì nhiều, nên nếu cứ cố gắng theo đuổi và cầu toàn cho mọi việc thì bạn cũng mất kha khá thời gian làm chuyện linh tinh rồi đấy.
2. Biết được khi nào mình làm việc hiệu quả nhất: Khi bạn lên kế hoạch và theo dõi lịch làm việc của mình thường xuyên, bạn sẽ biết được từng thời điểm trong ngày bạn làm tốt việc gì nhất. Nếu bạn tập trung và suy nghĩ tốt nhất vào buổi sáng, hãy dành thời gian này cho những công việc đòi hỏi chất xám nhiều nhất. Sắp xếp công việc theo năng lực trong từng thời điểm của một ngày giúp bạn tối ưu hoá được hiệu quả làm việc của mình và giữ được hứng thú với mọi việc.
3. Nên ngủ dậy đúng giờ: Thức dậy là việc đầu tiên trong ngày bạn dễ dàng trì hoãn. nếu như bạn sợ mình không dậy được hoặc hẹn giờ mà vẫn tắt đi ngủ tiếp thì hãy đặt điện thoại hoặc đồng hồ báo thức ngoài tầm tay, càng xa càng tốt nhưng phải đảm bảo đủ gần để nghe thấy chuông. Việc bò ra khỏi giường để tắt báo thức đã giúp bạn rời khỏi giường để sẵn sàng cho ngày mới rồi, và nhớ đừng bò lại về giường nhé!
4. Dự trù thời gian để làm việc phát sinh: Để công việc luôn chu toàn và đúng giờ giấc, những người biết cách quản lý thời gian luôn chêm những khoảng thời gian trống giữa các khung giờ cho từng công việc. Những khoảng trống này là cần thiết để họ giải quyết những việc phát sinh ngoài kế hoạch. Nếu bạn không tính toán tỉ mỉ được khoảng thời gian dự phòng giữa từng công việc, hãy dành cho mình ít nhất 15 phút buổi sáng và 15 phút buổi chiều cho những việc phát sinh nhé!
5. Chuẩn bị cho buổi sáng từ tối hôm trước: Mọi người đều vội vào buổi sáng trước khi đi làm, đây là thời gian có thể nói là bận nhất trong ngày. Với những người ngăn nắp và có tổ chức, họ sẽ chuẩn bị cho buổi sáng của mình từ tối hôm trước. Quần áo đi làm chọn và ủi sẵn, túi xách và tài liệu soạn sẵn, bữa ăn sáng nấu sẵn chỉ cần hâm lại sẽ giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian. Hãy áp dụng hoặc yêu cầu chồng con bạn áp dụng tương tự để buổi sáng không phải đánh vật với thời gian và ra đường tất tả như chạy giặc nữa.
