Timeline là một thời gian biểu ghi rõ về các hoạt động xảy ra trong một thời gian nhằm nhắc nhở người sử dụng trong quá trình làm việc. Cụ thể thì timeline có những lợi ích nào trong khi sử dụng?
1. Timeline là gì?
Timeline là Lịch trình. Đây một bản lịch trình hiển thị đầy đủ tất cả các công việc quan trọng cần phải thực hiện và các mốc thời gian cần phải hoàn thành cho mỗi công việc.
Timeline được sử dụng để quản lý thời gian và các công việc trong một dự án .Giúp dễ dàng theo dõi các tiến độ công việc đang được thực hiện trong một dự án, theo dõi được các công việc sắp đến Deadline, các công việc đã hoàn thành, những công việc nào chưa hoàn thành trong thời gian cho phép.
Bảng Timeline chính là một thời gian biểu để giúp bạn dễ dàng quảng lý và có được cái nhìn chính xác nhất về những việc cần phải làm, giúp quản lý thời gian tốt hơn và nâng cao hiệu quả công việc.
Những điều bạn cần biết khi sử dụng Timeline trong công việc
2. Lợi ích khi sử dụng Timeline trong công việc
2.1. Phân bổ thời gian và công việc một cách khoa học
Sử dụng bảng Timeline sẽ giúp bạn liệt kê những việc cần làm, sắp xếp thứ tự ưu tiên cần thực hiện và các mốc thời gian cần phải hoàn thành cho mỗi công việc một cách khoa học.
Dễ dàng phân bổ khoa học lượng thời gian của mình để đảm bảo chia đều và chia hợp lý cho các công việc khác nhau trong dự án nhằm mang lại hiệu suất làm việc tốt nhất.
Nhờ việc luôn nắm được khối lượng công việc và thời gian cần hoàn thành, sẽ giúp bạn triển khải công việc một cách nhanh chóng, không bị bỏ sót và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Ngoài ra, qua Timeline sẽ giúp bạn dễ dàng biết được các công việc sắp đến Deadline để đảm bảo không bao giờ trễ việc và luôn đạt kết quả tốt nhất.
2.2. Biết rõ các công việc cần làm
Đối với một dự án lớn, Timeline sẽ giúp các thành viên trong Team nắm rõ nhiệm vụ của từng người, mốc thời gian cần hoàn thành và tiến độ như thế nào. Điều này sẽ giúp các thành viên khác kịp thời hỗ trợ khi có một thành viên trong team đang gặp khó khăn trong quá trình thực hiện công việc.
2.3. Dễ dàng theo dõi được tiến độ dự án
Đôi khi dự án bị chậm tiến độ nhưng bạn không biết nguyên nhân vì sao. Việc sử dụng Timeline,sẽ giúp bạn sớm nhận ra giai đoạn nào đang bị chậm, để có phương án khắc phục nhanh chóng, giúp cho dự án hoàn thành đúng tiến độ để ra, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
2.4. Quản lý thời gian tốt hơn
Thời gian đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ dự án nào. Khi bạn lập kế hoạch một cách khoa học cho dự án của mình với các mốc thời gian cần hoàn thành, bạn sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro dự án bị chậm tiến độ, tránh việc mất thêm nhiều chi phí do việc chậm tiến độ gây ra.
Người quản lý cũng nắm rõ các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành công việc của từng người để đốc thúc họ tập trung hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian đề ra.
2.5. Tăng động lực làm việc
Động lực làm việc của các thành viên trong Team sẽ góp phần giúp dự án thành công. Các thành viên trong Team sẽ cảm thấy dễ dàng duy trì động lực làm việc hơn khi họ có thể nhìn thấy rõ các công việc cần phải làm, vì nó giúp nâng cao sự tập trung và kỷ luật của họ.
Động lực cũng tăng lên khi họ có thể thấy mình hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn (hoặc thậm chí trước thời hạn) và nhận được lời động viên từ cấp trên.
2.6. Dễ dàng sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng
Với một dự án, bạn phải linh hoạt. Các nhiệm vụ ưu tiên thay đổi thường xuyên và điều cần thiết là bạn phải biết những gì cần làm trước, và việc gì có thể thực hiện sau.
Timeline giúp liệt kê các ưu tiên và phương hướng rõ ràng để các nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước.
3. Các loại biểu đồ sử dụng trong timeline
3.1. Mốc thời gian
Trong timeline, biểu đồ mốc thời gian là loại cơ bản và được sử dụng nhiều nhất. Trong đó, nó thể hiện rõ ràng từng mốc thời gian, giai đoạn cụ thể của tiến trình cho người làm. Ở mỗi một mốc thời gian bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về chuỗi sự việc trong quá khứ, tương lai. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn nắm thông tin trực quan hơn.
3.2. Biểu đồ Gantt
Thông thường với loại biểu đồ gantt sẽ được dùng trong việc quản lý dự án. Biểu đồ được xây dựng với các thanh ngang độ dài khác nhau, điều đó tương ứng với thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án. Căn cứ vào tính chất, đặc thù công việc mà hoạt động có thời gian diễn ra sẽ khác nhau, thậm chí công việc có thể bị chồng chéo. Thế nhưng khi xây dựng gantt bạn sẽ dễ dàng trong việc theo dõi, xác định việc nào nên thực hiện trước.
Biểu đồ gantt khá dễ làm, điều quan trọng nhất bạn phải xác định công việc triển khai trong từng giai đoạn là gì? Thời gian bao lâu? Thế nhưng bạn cần lưu ý, gantt chỉ nên dùng cho dự án nhỏ, độ phức tạp thấp.
3.3. Biểu đồ dòng thời gian chuẩn
Loại biểu đồ nà sẽ thể hiện sự kiện, giai đoạn đơn lẻ với nội dung rõ ràng, cũng có thể kèm theo hình ảnh. Biểu đồ dòng thời gian chuẩn được sử dụng nhiều trong mô tả chu trình sống sự việc, sự vật, thành tự, lịch sử hình thành.
3.4. Biểu đồ chuỗi thời gian
Với biểu đồ chuỗi thời gian sẽ có hai trục X, Y thể hiện sự thay đổi các giá trị theo thời gian. Trục X là giá trị thời gian, trục Y là giá trị biến được đo hoặc cũng có thể ngược lại. Dạng biểu đồ timeline này được sử dụng nhiều trong lĩnh vực khoa học, tài chính. Bởi nó giúp người dùng chụp lại biến động, thay đổi một cách rõ rệt nhất.
3.5. Biểu đồ dòng thời gian tương tác
Dòng thời gian tương tác là một dạng biểu đồ động. Nó cho phép người dùng thu nhỏ, phóng to, thay đổi dữ liệu theo thời gian mong muốn. Biểu đồ này thích hợp sử dụng trong dự án lớn, có nhiều thông tin, dữ liệu.
> Phương pháp quản lý thời gian để không trễ deadline?
> Quản lý tài chính hiệu quả với công thức 50-30-20
Theo Kênh tuyển sinh tổng hợp
