Hướng dẫn thiết kế powerpoint để thuyết trình trong 5 bước
1. Khởi động Powerpoint
Để bắt đầu quá trình khởi tạo một tài liệu thuyết trình (slideshow), cần bật ứng dụng này lên. Nhấn chuột vào Start menu rồi mở trình đơn Programs, tìm đến nhóm Microsoft Office để mở PowerPoint.
Tiếp theo, PowerPoint sẽ hiện ra hộp thoại cho lựa chọn các mục nhằm tạo hoặc mở một slideshow theo ý muốn của người sử dụng.
- Nếu lựa chọn Template, sẽ cho một số mẫu nền sẵn có cho slideshow của bạn.
- Nếu Blank Presentation sẽ cho một slideshow với nền trắng để có thể tuỳ biến dễ dàng.
Nên dùng một Blank Page. Sau khi đã có một slideshow nền trắng trên màn hình, cần chọn màu cho nó bằng cách nhấn chuột phải vào đó và chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects cho màu nền có độ sâu.
Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện cho phép chọn màu ưng ý. Chọn xong màu rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK.
Cần lưu ý sử dụng màu sắc cho slideshow rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm. Ngoài kỹ năng thuyết trình giỏi bạn cũng cần có một chút năng khiếu về nghệ thuật để có thể thiết kế và lựa chọn những màu sắc phù hợp cho bài powerpoint thuyết trình của mình.
Hướng dẫn làm bài thuyết trình bằng Powerpoint
2. Chọn màu và kích cỡ cho Font chữ
Chọn phông chữ nên là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times. Nên chọn màu trắng, vàng, xanh lá cây, cam. Kích cỡ nên trong giới hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).
3. Tạo trang kế tiếp
Để tạo một slide mới: Chọn insert/New Slide hoặc biểu tượng New Slide trên thanh Tollbar hoặc nhấp Ctrl + M.
Để tạo màu nền mới: Vào Format/Custom Background rồi chọn màu bạn thích và nhấp Apply cho một hoặc Apply to All cho tất cả các slideshow.
Tạo các hình tuỳ thích: Bạn hãy nhấp vào các biểu tượng nằm trên hộp Drawing, sau đó vẽ lên slideshow của mình nhằm tạo các hình theo sở thích. Biểu tượng Textbox để viết các đề mục chính trong bài phát biểu của mình. Bạn cũng có thể xoay các đối tượng của mình bằng cách chọn biểu tượng Free rotate tool, hoặc vào Draw/rotate/flip và chọn các kiểu xoay phù hợp. Tiếp theo bạn có thể thay đổi font thích hợp bằng cách chọn Format/font.
4. Bổ sung hiệu ứng đặc biệt
Nhấp vào biểu tượng Fill color, rồi chọn shaded để tạo bóng cho đối tượng, đây là hiệu ứng hết sức bắt mắt để tạo ra những hình ba chiều. Bạn cũng có thể tạo các cách tô vẽ cho đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Fill color. Chú ý: bạn không thể làm điều này với các đối tượng đưa vào là hình ảnh.
Chọn nút Shawdow on/off để tạo hình bóng của đối tượng lên hình nền. Đây cũng là một cách làm cho đối tượng của bạn thêm phần đẹp mắt.
Ngoài việc cắt dán các đối tượng đã hết sức quen thuộc, bạn cũng có thể chèn các đối tượng khác như trong các phần mềm khác của bộ office bằng cách vào insert/object. Bạn có thể chèn một tài liệu Word hoặc bảng tính excel, một bản nhạc, đoạn phim hay bất cứ cái gì bạn muốn.
Bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, hay biểu tượng ngộ nghĩnh cho slideshow thêm bắt mắt . Những hình ảnh đó có thể tải miễn phí tại địa chỉ http://www.animationfactory.com .
Một trong những hiệu ứng có kết quả tốt là tạo nên những ấn tượng khi trình bày các đối tượng theo các cách khác nhau, làm tăng hiệu quả trình bày lên rõ rệt. Nhấp vào biểu tượng Animation effect trên thanh toolbar, một bảng nút sẽ hiện ra.
Việc tạo hiệu ứng cho slideshow sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Tuy nhiên cần chú ý tới tính hợp lý cho từng mục đích của buổi thuyết trình bằng Powerpoint. Đối với các buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị nên sử dụng nhiều hiệu ứng mạnh gây ấn tượng. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường không dài, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ.
Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung slideshow thì vào menu Slide Show/Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show/View Show xem thử.
Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show/Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show/View Show xem thử. Hiệu ứng Strips Right-Down thường được dùng nhất.
5. Trình diễn sản phẩm
Có nhiều cách để trình diễn các slide PowerPoint. Vào View/slide show hoặc nhắp biểu tượng Slide show bên trái phía dưới màn hình. Theo mặc định, đuôi của các file PowerPoint là *.ppt.
Khi trình diễn, các đối tượng của slideshow hoặc từng slideshow sẽ hiện ra theo từng cái nhắp chuột hoặc biểu tượng nào đó của bàn phím. Bạn nên cho các tiêu mục hiện ra lần lượt để dễ theo dõi.
Bạn có thể dùng bút để vẽ, khoanh tròn các vấn đề quan trọng bằng cách nhắp vào nút có hình mũi tên bên dưới và chọn pen hoặc nhắp nút phải lên màn hình và chọn lựa. Bạn có thể chọn màu cho đường vẽ bằng cách vào pointer options/pen color" và chọn màu thích hợp. Muốn kết thúc, chọn End Show.
6 lỗi cần tránh khi thiết kế powerpoint thuyết trình
1. Powerpoint thuyết trình có quá nhiều chữ: Bạn đã từng nghe đến “quy ước n x n” chưa? Quy ước này chỉ ra rằng, khi bạn thiết kế Powerpoint, nếu slide có n dòng thì mỗi dòng chỉ nên có n chữ. Nhiều bạn thường mắc phải lỗi này khi sao chép và dán hầu như toàn bộ nội dung từ Word sang Powerpoint, điều này làm cho mỗi slide có rất nhiều chữ và trông chẳng khác nào một văn bản khô cứng. Nên nhớ rằng, Powerpoint chỉ là công cụ hỗ trợ, bạn chỉ nên đưa vào slide những ý chính, những tiêu điểm của đề tài, phần còn lại sẽ do bạn trình bày. Vì một Powerpoint có quá nhiều chữ sẽ làm cho khán giả chán ngán và phân tâm khi phải đọc mà quên đi việc lắng nghe bạn nói đấy.
Giới thiệu khóa học Kỹ năng thuyết trình và nói trước công chúng - Academy.vn
2. Cỡ chữ của powerpoint quá nhỏ: Khi bạn thuyết trình trước đám đông, có thể bạn đứng gần màn chiếu Powerpoint nhưng khán giả bên dưới sẽ ngồi khá xa. Nếu bạn sử dụng cỡ chữ quá nhỏ sẽ làm cho khán giả cảm thấy vô cùng khó chịu khi phải căng mắt ra đọc những gì trên slide của bạn và do đó, phần trình bày của bạn sẽ kém sức hút ngay từ đầu.
3. Kiểu chữ trong powerpoint khó đọc: Bạn có biết rằng, kiểu chữ trong Powerpoint cũng có ảnh hưởng đến việc tiếp thu và tốc độ đọc của khán giả. Có rất nhiều kiểu chữ khác nhau nhưng có thể chia thành hai loại chính là kiểu chữ có chân và kiểu chữ không có chân. Những kiểu chữ có chân tiêu biểu là Time, Times New Roman và Cambria. Còn những kiểu chữ không có chân tiêu biểu là Arial, Verdata và Calibri. Một nghiên cứu chỉ ra rằng, kiểu chữ có chân sẽ làm người ta mất nhiều thời gian để đọc hơn là kiểu chữ không có chân. Do đó, khi thiết kế Powerpoint thuyết trình, bạn nên sử dụng các kiểu chữ không có chân.
4. Powerpoint sử dụng quá nhiều hiệu ứng: Một số bạn cho rằng, một Powerpoint thuyết trình ấn tượng là một Powerpoint có nhiều hiệu ứng. Đây là một quan niệm sai lầm. Hiệu ứng trong Powerpoint chỉ mang tính bảo trợ và nếu bạn lạm dụng quá nhiều sẽ gây phản cảm cho người xem. Một Powerpoint với quá nhiều hiệu ứng sẽ khiến cho khán giả phân tâm và không tập trung vào những gì bạn nói, mặc khác cũng làm loãng nội dung trình bày của bạn.
5. Hình ảnh trong powerpoint không phù hợp: Hình ảnh trong Powerpoint thật sự rất quan trọng vì nó tác động nhanh đến khán giả. Tuy nhiên, bạn cần lựa chọn hình ảnh cẩn thận trước khi đưa vào silde trình bày. Hãy đảm bảo rằng, những hình ảnh này là cần thiết và phù hợp với nội dung của chủ đề. Tránh đưa những hình ảnh không liên quan chỉ để gây sự chú ý hay giải trí vào trong Powerpoint khi thuyết trình.
6. Nội dung powerpoint không khớp với phần trình bày: Khi thiết kế Powerpoint thuyết trình, đừng mải mê với những phần trình bày về hình thức mà quên đi một vấn đề rất quan trọng đó là nội dung của Powerpoint. Nội dung trong mỗi slide và tổng thể bài Powerpoint phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau và với chủ đề bạn muốn trình bày. Một lưu ý khác là khi thuyết trình bằng Powerpoint, bạn cần có sự nhất quán giữa người trình bày và những gì đang trình chiếu trên Powerpoint, tránh trường hợp bạn nói một đằng, Powerpoint chiếu một nẻo khiến khán giả bên dưới không hiểu rõ nội dung trình bày của bạn.
Hi vọng những nội dung trên sẽ giúp bạn thiết kế được một powerpoint phục vụ tốt nhất cho mục đích của buổi thuyết trình. Ngoài ra, đừng quên theo dõi chuyên mục Kỹ năng sống của Kenhtuyensinh để cập nhật thêm nhiều bài học hữu ích.
Bài viết thuộc chủ đề: thuyết trình bằng powerpoint, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng sống, thuyết trình trước đám đông, powerpoint thuyết trình, nghệ thuật thuyết trình bằng powerpoint.
Theo Thuvien.kyna.vn
