Ai ai cũng ý thức được giữ hoàn khí nơi công sở đóng một vai trò rất quan trọng để giúp công việc thêm thuận lợi. Thế nhưng không phải lúc nào công việc cũng sẽ diễn ra suôn sẻ, mâu thuẫn giữa các đồng nghiệp là không tránh khỏi. Vậy phải giải quyết ra sao khi điều này diễn ra?
1. Khi nào sẽ xảy ra xung đột giữa đồng nghiệp với nhau?
Có ba loại mâu thuẫn thường gặp:
- Công việc: bất đồng về công việc đang thực hiện
- Mối quan hệ: mâu thuẫn xuất phát từ mối quan hệ giữa bạn và người kia
- Quan điểm: hai người có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau
Hiểu rõ điều này có thể giúp bạn có cách bắt đầu câu chuyện rõ ràng hơn. Đầu tiên, hãy nói cho đồng nghiệp của bạn biết bản chất mâu thuẫn hai bên đang gặp phải và hỏi thử anh ấy có thấy vấn đề giống bạn không.
Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, đừng đem cảm xúc cá nhân vào câu chuyện. Mâu thuẫn sẽ dễ dàng được giải quyết bằng những cái nhìn khách quan thay vì cảm xúc cá nhân.
Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, đừng đem cảm xúc cá nhân vào câu chuyện
2. Nên giải quyết ra sao ngay khi xảy ra xung đột với đồng nghiệp?
2.1 Trao đổi trực tiếp
Nhiều người viết email rất dài để trình bày quan điểm nhưng cách này không giải quyết được vấn đề. Chỉ có 2 hình thức: trao đổi trực tiếp, hoặc gọi điện thoại/video nếu hai người làm khác văn phòng. Hai hình thức này sẽ giúp hai người hiểu nhau cặn kẽ hơn là nội dung viết qua email, vì bạn có thể biết được giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của người kia thế nào.
Nói chuyện trực tiếp cũng nhắc rằng bạn đang làm với một con người chứ không phải màn hình máy tính, vì vậy bạn sẽ dễ dàng thông cảm hơn và cùng nhau đưa ra giải pháp tốt hơn là “đấu đá” qua email.
2.2 Nên giải quyết xung đột sớm
Nếu mẫu thuẫn đã âm ỉ trong một thời gian, đừng để mặc cho đến khi cả hai cảm thấy hoàn toàn thù địch với nhau. Việc giải quyết vấn đề sớm sẽ ngăn không cho vấn đề này trở thành mâu thuẫn lớn hơn.
Tuy nhiên, nếu bạn tranh luận bất ngờ với đồng nghiệp, tốt nhất là nên đợi cho đến khi cả hai bạn bình tĩnh lại và có thể có một cuộc trò chuyện nghiêm túc hơn. Bạn sẽ không đạt được bất cứ điều gì nếu biến mâu thuẫn nhỏ trở thành một cuộc đối đầu gay gắt.
Nếu mẫu thuẫn đã âm ỉ trong một thời gian, đừng để mặc cho đến khi cả hai cảm thấy hoàn toàn thù địch với nhau
2.3 Nghe nhiều hơn nói
Khi không khí đang căng thẳng và bạn cố gắng giải thích quan điểm của mình, bạn sẽ có xu hướng nói liên tục và không cho ai chen ngang. Tuy nhiên, sự thật là nói nhiều không có nghĩa là lý lẽ của bạn mạnh hơn. Bạn càng nói nhiều thì đồng nghiệp sẽ có thể đến ngưỡng không quan tâm bạn đang nói gì nữa.
Vì vậy, hãy lắng nghe nhiều hơn nói. Ngay cả khi đồng nghiệp bạn không để cho bạn nói, bạn sẽ vẫn có cơ hội để nói. Hãy cho họ ít thời gian và sẽ đến lúc họ ngừng để lắng nghe bạn nói.
Nếu bạn cảm thấy rằng mình đang bị áp đảo trong cuộc tranh luận, bạn có thể xin phép dừng lại một điểm nào đó để tranh luận ngay lập tức như “Tôi xin phép ngắt lời, vì bạn có nói một điểm mà tôi muốn làm rõ”. Đồng nghiệp biết bạn vẫn đang lắng nghe và sẽ dừng lại để bạn chia sẻ ý kiến.
2.4 Thực sự lắng nghe
Bạn có thấy rằng chúng tôi đề cập đến 2 lần về việc lắng nghe. Không phải là bạn chỉ kiên nhẫn ngồi chờ người kia nói xong, mà là việc bạn phải chú ý trong lúc họ nói, song song đó cũng phải lên kế hoạch bạn sẽ nói gì sau khi người kia kết thúc.
Bạn nên áp dụng một vài cách để vẫn giữ sự tập trung. Nếu nói chuyện qua điện thoại và đồng nghiệp không nhìn thấy bạn, hãy đưa ra một vài ý chính trên giấy để tự nhắc mình chỉ tập trung vào những điểm ấy.
Đồng nghiệp sẽ cảm thấy được tôn trọng và việc bạn lắng nghe sẽ giúp bạn tạo ra được một lý lẽ vững chắc hơn. Bạn cũng có thể nảy sinh nhiều ý tưởng mới khi nghe đồng nghiệp trình bày quan điểm của họ.
2.5 Theo dõi những gì người kia nói
Hãy chú ý những gì đồng nghiệp nói, và phải cho họ thấy rằng bạn đang lắng nghe, vì bản thân bạn cũng sẽ khó chịu nếu như người kia không nghe bạn nói. Tìm sự đồng cảm và tiếp cận vấn đề từ mấu chốt này.
Sau đó, bạn có thể giải thích thêm về việc đang xảy ra, và cả bạn và đồng nghiệp đều phải hiểu rõ vì sao sự việc xảy ra và cảm giác của họ.
Hãy chú ý những gì đồng nghiệp nói, và phải cho họ thấy rằng bạn đang lắng nghe, vì bản thân bạn cũng sẽ khó chịu nếu như người kia không nghe bạn nói
2.6 Hỏi theo hướng để biết, không phải chất vấn
Khi đến lượt bạn nói, hãy yêu cầu đồng nghiệp trình bày thêm những điểm bạn chưa rõ, và lắng nghe chăm chú. Quan trọng hơn cả là hãy cùng nhau đưa ra một giải pháp chung.
2.7 Nhìn lại lý do vì sao hai bạn làm việc cùng nhau
Nếu như tất cả đều thất bại và vẫn không thể thống nhất, hãy tự hỏi xem tại sao bạn phải hòa giải với đồng nghiệp. Xem xét tình hình thực tế và những lý do mà bạn và đồng nghiệp đều tận tâm cho công việc. Tầm nhìn và sứ mệnh của hai người có thay đổi hay không?
Thi thoảng, hãy dừng lại một bước giữa cuộc tranh luận gay gắt để quay lại tình hình lúc đầu và bạn có thể khởi động lại tình hình, giúp bạn có động lực đưa ra giải pháp.
Tất nhiên, sẽ có trường hợp bạn đã cố gắng thực hiện các bước này nhưng vẫn chưa thống nhất cùng nhau. Lúc đó, hãy xem xét là bạn có nên tiếp tục dự án cùng đồng nghiệp hay không.
2.8 Biết khi nào cần có sự tham gia của bên thứ ba
Tất cả chúng ta đều là người lớn và hầu hết các bất đồng có thể được giải quyết thành công bởi hai bên, nhưng có một vài ngoại lệ, có những mâu thuẫn mà cả hai không tìm được tiếng nói chung. Lúc này, Bộ phận nhân sự hoặc sếp của bạn sẽ là người giải hòa.
Nếu một đồng nghiệp có những lời lẽ không hay như phân biệt giới tính, chủng tộc, tôn giáo hay tuổi tác của bạn, thậm chí là quấy rối tình dục, đe dọa hoặc làm bạn bị thương, bạn nên ngay lập tức liên hệ với bộ phận nhân sự ở đó để giúp bạn đối phó với những vấn đề như thế này. Đây là công việc của họ và họ đã từng giải quyết những chuyện như vậy nên sẽ biết phải làm gì và làm sao để giúp bạn.
Có những mâu thuẫn mà cả hai không tìm được tiếng nói chung. Lúc này, Bộ phận nhân sự hoặc sếp của bạn sẽ là người giải hòa.
2.9 Nếu tình hình trở nên tệ hơn...
Cho dù bạn đã có chuẩn bị chu đáo, vẫn có khả năng cuộc nói chuyện sẽ trở nên tồi tệ hơn. Những cuộc trao đổi sẽ trở thành cuộc đấu khẩu nếu một trong hai bên đưa vào những cảm xúc cá nhân. Nếu bạn bắt đầu cảm thấy không khí nóng lên, hãy tìm cách đưa câu chuyện trở về những mối quan tâm chung. Hãy tập trung vào mối quan hệ trong tương lai. Bạn có thể không giải quyết được mâu thuẫn dựa trên những vấn đề của quá khứ, nhưng bàn về những mối quan tâm trong tương lai, bạn
có thể hòa giải bất đồng.
Nếu đồng nghiệp của bạn trở nên quá khích, tốt nhất bạn nên tạm ngưng buổi nói chuyện. Bạn có thể ra khỏi phòng hoặc tạm thời ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh. Cách này sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Bạn có thể thử thay đổi cách nói chuyện: dùng bảng, dùng giấy để thảo luận, thậm chí có thể đề nghị tiếp tục câu chuyện trong lúc ăn tối. Bạn sẽ tạm thời ngăn sự quá khích của anh ấy, cũng như tránh làm tăng sự mâu thuẫn giữa hai người. Nếu tất cả những cách này đều không hiệu quả, hãy rút lui và tìm một người thứ ba để giải quyết.
2.10 Tóm lại, bạn cần phải nhớ:
Điều cần làm:
- Tập trung vào những mục tiêu chung
- Hiểu được bản chất của sự bất đồng trước khi nói chuyện
- Hãy trò chuyện cởi mở để tìm giải pháp
Điều không nên làm:
- Cho rằng bạn đã hiểu hết quan điểm của đồng nghiệp
- Cố gắng giải quyết mâu thuẫn bằng email
- Cố ngăn không cho đồng nghiệp mình nói rõ suy nghĩ của họ
3. Sau khi mâu thuẫn xảy ra, cần làm gì để khắc phục mối quan hệ đồng nghiệp?
3.1 Xin lỗi và nhận lỗi
Dù ý kiến của bạn là đúng hay sai, thì việc nặng lời với đồng nghiệp tại chốn công sở vẫn là điều không nên làm. Vì vậy, ngay cả khi bạn đúng trong cuộc tranh luận vừa xảy ra thì xin lỗi về lối hành xử không đúng mực vẫn là cách giải quyết xung đột trong nhóm tốt nhất.
Lý do của những xung đột bắt nguồn từ việc bạn và đồng nghiệp đặt cái tôi cá nhân quá lớn. Nếu có thể buông bỏ, giữ cái đầu lạnh và trao nhau lời xin lỗi, mọi chuyện sẽ trở nên tốt đẹp hơn.
Nhận lỗi vì những lời lẽ đã nói ra khi nóng giận là cách ứng xử chân thành nhất. Tuy nhiên, lời xin lỗi cần được đưa ra càng sớm càng tốt. Bạn càng chờ đợi lâu, mọi thứ càng tồi tệ hơn, cả hai sẽ càng trở nên xa cách và khó hòa giải hơn trong tương lai. Một lời xin lỗi cũng sẽ giúp bạn thể hiện được khía cạnh chín chắn, trưởng thành của bản thân.
Nhận lỗi vì những lời lẽ đã nói ra khi nóng giận là cách ứng xử chân thành nhất.
3.2 Đừng cố gắng biện minh
Bạn đừng cố gắng đưa ra những lý do để biện bạch cho những hành động, lời nói trong lúc không bình tĩnh của mình.
Khi mâu thuẫn với đồng nghiệp, bạn có thể không hiểu được tại sao họ lại tỏ ra bối rối và buồn bã trước những gì bạn nói. Hoặc cũng có thể bạn cho rằng, bạn không cảm thấy có vấn đề gì khi phải nghe những lời nói tương tự và nghĩ rằng đồng nghiệp của mình cũng nên như vậy.
Tuy nhiên, mỗi người sẽ có những phản ứng khác nhau trước một sự việc nào đó. Khi tự vấn lại về hành động của mình, hãy đặt bản thân vào người đồng nghiệp đó để hiểu cho những cảm xúc của họ.
Điều quan trọng duy nhất là họ đã có thể thấy buồn vì lời nói của bạn, và việc chân thành xin lỗi cũng là tất cả những gì bạn cần làm.
3.3 Hẹn riêng một bữa ăn
Đôi khi sẽ khá gượng gạo để chia sẻ những cảm xúc giữa chốn văn phòng. Vì vậy, bạn có thể mời đồng nghiệp của mình cùng đi ăn trưa hoặc một buổi hẹn cafe ngắn sau giờ làm việc.
Không khí thoải mái và thân thiện có thể là chất xúc tác giúp bạn giải quyết mâu thuẫn với đồng nghiệp hiệu quả hơn.
Hãy cùng nhau nhìn lại những vấn đề mà đôi bên đã tranh luận và cùng rút ra những bài học về một lối ứng xử phù hợp hơn, cũng như cách hợp tác trong công việc hiệu quả hơn trong tương lai.
Không khí thoải mái và thân thiện có thể là chất xúc tác giúp bạn giải quyết mâu thuẫn với đồng nghiệp hiệu quả hơn
3.4 Gửi tin nhắn hoặc một món quà nhỏ
Nếu cảm thấy quá khó để nói trực tiếp bằng lời, bạn có thể dùng những tin nhắn để tỏ bày thành ý.
Có nhiều sự lựa chọn cho bạn trong trường hợp này, chẳng hạn như gửi lời xin lỗi của bạn qua email, hay qua khung chat của phần mềm giao tiếp nội bộ công ty, hoặc gửi tin nhắn trực tiếp qua số điện thoại và mạng xã hội để giải quyết các mâu thuẫn với đồng nghiệp đó.
Bên cạnh đó, tặng quà cũng là một cách ứng xử với đồng nghiệp rất dễ thương mà bạn có thể thường bắt gặp trong các bộ phim.
Bạn có thể tặng đồng nghiệp của mình một ly trà sữa kèm theo một mẩu giấy note gửi lời xin lỗi. Một ly nến thơm, những đồ ăn vặt cũng rất dễ để “dỗ” các bạn đồng nghiệp nữ nguôi giận.
3.5 Bỏ qua sự việc và cư xử bình thường
Trong một vài tình huống, kể cả sau khi đã nói ra lời xin lỗi, quan hệ của đôi bên vẫn rất gượng gạo. Điều này là do cả hai người vẫn để chuyện cũ ở trong lòng, và dè chừng nhau, dẫn đến sự mất tự nhiên trong giao tiếp.
Vì vậy, sau khi cả hai đã giảng hòa, hãy xem như chưa có gì xảy ra. Những mâu thuẫn với đồng nghiệp trong công việc là điều khó tránh khỏi, và ai cũng có thể mắc sai lầm.
Điều quan trọng là bạn đã nhận lỗi và rút ra được bài học cho mình. Sau đó, hãy duy trì cách ứng xử với đồng nghiệp như bình thường, luôn tươi cười, giao tiếp và tạo cho họ cảm giác gần gũi. Có như thế, chuyện cũ mới mau chóng phai nhạt.
> Tham khảo: Cách giải quyết mâu thuẫn khi làm việc nhóm - LCV
> TOP 7 bí quyết hòa nhập với đồng nghiệp mới mà bạn nên biết
> Ngày đầu đi làm, cần chú ý điều gì?
Theo Kênh Tuyển Sinh tổng hợp
