Kỹ năng thuyết trình trước đám đông
Một ngày, bạn bất ngờ nhận được yêu cầu của lãnh đạo là thuyết trình trước đông đảo khách hàng tiềm năng và nhà đầu tư để giới thiệu về công ty và quảng bá các sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn không tin vào tai mình nữa.
Thuyết trình - trong khi bạn chưa hề được trang bị một kỹ năng mềm nào cho công việc này? Bạn sẽ tưởng tượng được quang cảnh bao nhiêu ánh mắt đổ dồn vào bạn - người đang đứng trên bục thuyết trình, mặt đỏ ran lên vì mất bình tĩnh, miệng lắp bắp không nói nên lời và hai tay cứ loay hoay với mấy tờ giấy... Vậy bạn sẽ trang bị kỹ năng thuyết trình thế nào để không phải rơi vào tình trạng đó?
Những bước cần chuẩn bị cho buổi thuyết trình đầu tiên:
- Trước khi bắt đầu buổi thuyết trình, bạn phải xác định được khán giả của bạn là: nam hay nữ, họ bao nhiêu tuổi , trình độ học vấn thế nào… để có cách xưng hô thích hợp chứ không thể “chào mọi người” hay xưng “mình” và “các bạn” một cách tùy tiện, điều này thật sự là khiếm nhã, và thiếu tôn trọng nếu người tham dự lớn tuổi hoặc có chức vụ cao.
- Bạn phải chuẩn bị bài nói thật kỹ và nên ghi ra những ý chính bằng các gạch đầu dòng. Nếu bạn thuyết trình lần đầu tiên, bạn nên mang bên theo tờ giấy này để tránh trường bạn đột nhiên quên mất, hoặc lạc đề, không biết mình nói đến đâu….nó sẽ giúp bạn nói đúng hướng và có trọng điểm. Và bạn phải chuẩn bị tâm lý, các câu hỏi của khán giả nếu có khán giả đặt câu hỏi khó, ngoài khả năng trả lời của bạn, trong tình huống này bạn hãy khéo léo từ chối bằng cách ghi nhận vấn đề và xin phép được trả lời vào một dịp khác hoặc cũng có thể kéo dài thời gian suy nghĩ bằng cách hỏi xem ai có ý kiến về vấn đề vừa được nêu ra.
- Ngoài ra bạn cần chuẩn bị trang phục phù hợp, luôn giữ nét mặt tươi tắn, thân thiện, cách đi đứng chừng mực và biết sử dụng micro hoặc các công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả. Đôi khi trong buổi thuyết trình có thể xảy ra những sự cố không mong muốn khiến bạn dễ bị mất điểm. Ví dụ: công cụ hỗ trợ bị hư, trong thời gian khắc phục sự cố bạn khéo léo kể cho khán giả nghe một câu chuyện dí dỏm.
- Một vấn đề nữa trước khi thuyết trình bạn nên tìm hiểu hứng thú, sự quan tâm và đam mê của người nghe để tác động hợp lý và có những chuẩn bị cần thiết, và bạn nên đến sớm trước giờ thuyết trình 10-15 phút để có thời gian chào hỏi và làm quen với người nghe, tạo sự thân thiện, và bạn cũng nên đi xung quanh hội trường để có cảm giác quen thuộc một chút, tránh trường hợp bỡ ngỡ khi bước lên khán đài và rơi vào trạng thái “choáng ngợp” khi nhìn xuống.
- Khi bắt đầu diễn thuyết bạn hãy nghĩ rằng mình đang giao tiếp với mọi người, đang chia sẻ với mọi người những ý tưởng mà bạn đang ấp ủ từ lâu và hãy thể hiện bạn rất tâm huyết vào đề tài này. Bài thuyết trình sẽ thực sự hấp dẫn nếu bạn biết dẫn những chứng cứ xác thực, số liệu biết nói… cùng với cách trình bày chân thật, nhiệt huyết, và thường xuyên có những câu hỏi hay những lời pha trò để tạo hứng khởi cho người nghe.
15 lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn thực hiện một buổi thuyết trình hiệu quả:
Kỹ năng thuyết trình trước đám đông | Học kỹ năng thuyết trình
1. Chuẩn bị thật kỹ càng:
Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý và tác phong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng một nền tảng kiến thức sâu rộng mới tạo nên kỹ năng thuyết trình trước đám đông.
2. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình với thính giả:
Đây là điều mà khách hàng tiềm năng và nhà đầu tư đánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong một buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú với việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lưu với khán giả qua ánh mắt và cử chỉ thân thiện, cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng.
3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục:
Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, nhưng bạn hãy tự tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do đó không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ nội dung để bài thuyết trình được mạch lạc.
4. Đi thẳng vào những nội dung quan trọng:
Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sự chú ý của đối tác, cũng như sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. Cũng không nên níu kéo mọi người để “cho phép tôi bổ sung...”, sau khi buổi thuyết trình đã kết thúc.
5. Điều chỉnh giọng nói:
Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cũng không nhất thiết phải nói thật nhanh, bởi như thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp nội dung, chưa kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sự thiếu trung thực. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hơn, khi bạn nói ở tốc độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ một vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hơn.
6. Minh họa:
Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hơn về điều bạn muốn nói. Bên cạnh đó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Tuy nhiên, “Trào phúng như muối – hãy dùng cẩn thận”. Nếu quá lạm dụng những câu chuyện như thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả đánh giá là người thiếu nghiêm túc.
7. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình:
Các khách hàng và nhà đầu tư sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền đó được sử dụng hiệu quả thế nào... Hãy tỉnh táo để biết mình đang nói gì, bởi sự mất bình tĩnh dễ làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.
8. Kỹ năng dàn dựng và sử dụng PowerPoint:
Bằng cách thuyết trình sử dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên một bộ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hơn, và giúp bạn tránh mất phương hướng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tư khó tính nhất!
9. Luyện tập trước:
Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút hơn, cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian.
10. Có nên phát trước bản đề cương cho thính giả?
Nếu làm như vậy thì người xem sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số công ty rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với công ty khi cần thiết.
11. Chuẩn bị trả lời câu hỏi:
Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi khá hóc búa của khách hàng và nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói “Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng...”
12. Biết từ chối khéo léo:
Để buổi thuyết trình hiệu quả, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm”, hay “Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào...”
13. “Đợi hồi sau sẽ rõ”:
Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa...”. Khán giả sẽ náo nức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.
14. Ngôn ngữ hình thể
Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.
15. Nhận thức về vai trò của bạn:
Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần đáng kể trong các cố gắng chung nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo, nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải qua để đạt được uy tín như ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh.
Kết luận:
Nên nhớ là tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình, nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tư duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sớm trở thành nhà thuyết trình thành công!
Bài viết thuộc chủ đề: kỹ năng mềm, học kỹ năng sống, kỹ năng thuyết trình, nói trước đám đông, thuyết trình lần đầu tiên, các bước chuẩn bị cho bài thuyết trình, bí quyết thuyết trình hiệu quả.
