Trong cuộc sống hàng ngày cũng như công việc, có rất nhiều sự việc phức tạp buộc chúng ta phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt. Dù giải quyết theo hướng nào nhưng những kỹ năng cần thiết dưới đây đều giúp chắc rằng bạn đang đi đứng hướng. Dưới đây là một số lời khuyên chúng tôi dành cho bạn:
Hiểu rõ nguồn gốc vấn đề: Sự việc bất kỳ dù lớn hay nhỏ nhưng để tìm được phương pháp giải quyết vấn đề khoa học thì việc trước tin bạn phải hiểu rõ được nguồn gốc của việc đó. Ví dụ khi bạn thực hiện một dự án, đi đến giữa chẳng đường bị rơi vào bế tắc không như kế hoạch ban đầu, khiến cho tiến trình công việc bị chậm.
Lúc này thay vì cố tìm cách để tiếp tục thúc đẩy tiến trình, bạn hãy bình tĩnh nhìn lại toàn bộ kế hoạch xem mình đã mắc lỗi ở đâu, nguyên nhân nào khiến cho dự án bị đình trệ như vậy, khi đã tìm ra được nguồn gốc nguyên nhân vấn đề bạn sẽ có giải pháp tốt để xử lý vấn đề đó mà không làm ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
Phân tích vấn đề: Sau khi đã tìm hiểu rõ nguyên nhân vấn đề, việc tiếp theo bạn hãy bắt tay vào phân tích vấn đề đó. Phân tích vấn đề giúp bạn hiểu rõ hơn về bản chất của vấn đề, biết được vấn đề đó sai ở đâu, sai như thế nào, có nghiêm trọng hay không và đưa ra các lựa chọn hợp lý nhất để xử lý vấn đề một cách tốt nhất.
Đơn giản hoá mọi việc: Bạn đã phân tích xong, biết được sự việc đó mắc lỗi ở đâu, cần giải quyết vấn đề như thế nào, tiếp theo bạn hãy đơn giản hóa vấn đề đó. Hãy giả sử rằng đó là vấn đề không hề phức tạp và mình sẽ tìm ra được giải pháp khoa học nhất để xử lý nó. Không nên làm quan trọng hóa vấn đề, bởi như vậy vô tình bạn đẩy mình vào tình huống khó, luôn căng thẳng vì cho rằng vấn đề của mình quá lớn, không dễ dàng tìm được cách giải quyết.
Lật ngược vấn đề: Có thể trước đó bạn đã gặp nhiều vấn đề khác nhau và đều được xử lý nhanh gọn bằng một giải pháp chung, nhưng đến vấn đề này bạn đã áp dụng giải pháp cũ nhưng không hiệu quả. Đừng lo lắng, bạn hãy tìm ra giải pháp mới, bỏ qua lối mòn mà trước đây bạn thường đi, bởi mỗi vấn đề sẽ có đặc điểm khác nhau, không phải vấn đề nào cũng có thể áp dụng một giải pháp giải quyết được, hãy mạnh dạn thay đổi, bạn sẽ có kết quả bất ngờ. Học thêm bí quyết lật ngược vấn đề từ chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp tại Academy.vn.
Nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau: Đừng gò bó mình trong khuôn khổ, hãy nhìn vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau sẽ giúp cho bạn thấy được điểm mấu chốt của vấn đề là gì. Đó là cách nhìn bao quát nhất, bạn sẽ biết mình đã làm được những gì, chưa làm được gì, cái gì làm chưa tốt khi đó bạn sẽ biết được vấn đề đó phát sinh từ đâu, tại sao lại mắc phải nó, làm thế nào để thoát khỏi khúc mắc đó để tiếp tục đi tiếp.
Chọn giải pháp: Sau khi nhìn nhận, đánh giá và đưa ra các giải pháp, bước tiếp theo vô cùng quan trọng sẽ quyết định đến kết quả của vấn đề là chọn giải pháp. Nếu bạn chọn giải pháp sai đồng nghĩa với việc giải quyết vấn đề của bạn sẽ rơi vào bế tắc. Vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ giải pháp. Hãy nhìn lại nguồn gốc phát sinh, đánh giá vấn đề thật cẩn thận để chắc chắn rằng giải pháp bạn lựa chọn là hợp lý nhất.
Đề ra mục tiêu: Bạn đã chọn được giải pháp giải quyết vấn đề, việc tiếp bạn cần làm là đề ra mục tiêu. Khi làm bất kỳ việc gì bạn đều cần phải có mục tiêu. Mục tiêu sẽ giúp bạn định hình được đích đến của mình và làm thế nào để đi được đến cái đích cuối cùng đó.
Thực hiện: Mọi thứ đã được chuẩn bị hoàn tất, bây giờ nhiệm vụ của bạn là bắt tay vào thực hiện hay đúng hơn là bắt đầu tiến hành giải quyết vấn đề. Đây là khâu vô cùng quan trọng, những vấn đề có thể phát sinh thêm sẽ xuất hiện ở giai đoạn này. Vì vậy, thay vì bị động thực hiện theo những kế hoạch đã vạch sẵn, bạn hãy luôn chủ động để đối phó với các vấn đề phát sinh, để chắc chắn rằng vấn đề của bạn sẽ được giải quyết tốt nhất và mang lại kết quả như mong muốn.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Đánh giá lại kết quả vấn đề: Đánh lại lại kết quả vấn đề là việc bạn tổng kết lại toàn bộ quá trình giải quyết của bạn từ khâu xác định nguồn gốc cho đến khi vấn đề được giải quyết xong. Việc làm này giúp bạn có cái nhìn tổng quát về toàn bộ vấn đề, những giải pháp, cách lựa chọn giải pháp, quá trình thực hiện từ đó bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm cho bản thân và cho những lần giải quyết vấn đề sau này. Để có được những kỹ năng trên bạn hãy thường xuyên rèn luyện cho mình bằng những tình huống thực tế. Đừng chủ quan nghĩ rằng bạn sẽ không bao giờ phải giải quyết vấn đề gì bởi mọi việc bạn làm đều đã được tính toán kỹ lưỡng, như vậy sẽ khiến bạn dễ rơi vào thế bị động khi gặp phải vấn đề khó.
Học cách giải quyết vấn đề từ người Nhật
Nhắc đến Nhật Bản là chúng ta nghĩ đến một đất nước cần cù, nghiêm khắc, kỷ luật trong lao động và có ý chí quật cường. Nhật là đất nước nghèo về tài nguyên nhưng lại vô cùng phát triển bởi sự cố gắng lao động của chính người dân nước này. Chất lượng và năng suất làm việc của Nhật là điều không cần bàn cãi. Vậy họ làm việc thế nào mà đạt được những kết quả lớn lao như vậy? Hãy cùng đọc câu chuyện dưới đây được chúng tôi sưu tầm từ những bài học về kỹ năng sống:
Trong một buổi trao đổi về năng suất chất lượng với một công ty Nhật Bản, một chuyên gia về chất lượng đã chia sẻ với tôi một câu chuyện rất có ý nghĩa như sau:
Trong một công ty A là công ty lớn nhất của Nhật Bản về ngành mỹ phẩm bị khách hàng khiếu nại là mua phải một hộp xà bông mà bên trong không có xà bông, chỉ là 1 hộp rỗng. Công ty nọ đang vận hành hệ thống TQM. Ngay khi nhận được thông tin từ khách hàng, đội ngũ quản lý chất lượng lập tức tiến hành lập phiếu CAR, điều tra nguyên nhân và đề ra hướng khắc phục sự cố.
Chuyên gia chất lượng tại công ty A đã đề xuất mua một hệ thống X Quang để chụp toàn bộ hoạt động của dây chuyền sản xuất, tuyển 2 người giám sát hệ thống soi chiếu nhằm đảm bảo tất cả những hộp xà phòng không còn bị lỗi “không có xà phòng trong hộp” như khách hàng đã nêu. Việc này đã thành công, khách hàng không còn phàn nàn nữa và chuyên gia quản lý chất lượng trên rất hả hê vì đã giải quyết rốt ráo vấn đề.
Tuy nhiên, tại một công ty nhỏ tại Nhật, công ty B cũng xảy ra tình trạng tương tự. Do là công ty nhỏ, không thể có năng lực tài chính để có thể mua cả 1 hệ thống X Quang cũng như không thể thuê 2 nhân viên chỉ để giám sát hệ thống X Quang nhằm tránh xảy ra lỗi trên. Vì vậy, giám đốc công ty đã tìm cách giải quyết. Cuối cùng, ông mua về 1 quạt gió công nghiệp loại lớn và cho thổi vào dây chuyền đóng gói. Những hộp xà phòng nào không có xà phòng bên trong lập tức bị quạt gió thổi bay xuống chuyền. Không cần ai vận hành cũng không hề tốn kém. Kết quả là công ty B cũng đã giải quyết được vấn đề mà khách hàng phàn nàn trên. Sau khi nghe câu chuyện, có 3 vấn đề mà chúng ta cần suy ngẫm về phong cách Nhật Bản:
Thứ 1: Đối với những lỗi nhỏ mà khách hàng phàn nàn, họ sẵn sàng đầu tư rất lớn để giải quyết những vướng mắc trên. Dù thiếu xà phòng trong hộp là rất nhỏ, nhưng họ sẵn sàng bỏ hàng chục ngàn USD để đầu tư hệ thống X Quang giám sát.
Thứ 2: Trong cái khó ló cái khôn Công ty B do không đủ nguồn lực, nên đã tìm 1 cách khác sáng tạo hơn và hầu như không tốn kém. Đây là một trong những điểm thể hiện sự thông minh và uyển chuyển của các công ty Nhật Bản.
Thứ 3: Những điển cứu như trên được các công ty Nhật Bản thông tin cho nhau một cách nghiêm túc để rút kinh nghiệm. Và chính công ty A về sau đã chuyển dây chuyền X Quang sang một công đoạn khác để kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào và dùng cách của công ty B để giải quyết trường hợp của mình. Đây là điều mà các doanh nghiệp Việt Nam cần học tập. Hệ thống truyền thông về cải tiến chất lượng tại Việt Nam hầu như chỉ khu trú trong nội bộ doanh nghiệp mà không trong hệ thống ngành, do đó những trường hợp xảy ra tại công ty này hầu như không được những công ty trong ngành biết và áp dụng.
Tại Nhật Bản, những trung tâm năng suất chất lượng hầu như có mặt tại từng địa phương và hoạt động rất hiệu quả. Đây là những nhân tố giúp Nhật Bản phát triển thần kỳ như ngày hôm nay. Không biết khi nào Việt Nam có được những bước chuyển biến như vậy?…
Video được xem nhiều trong tuần: Khoá học Kỹ năng thuyết trình và nói trước công chúng :
Theo http://www.careerlink.vn/cam-nang-viec-lam/goc-ky-nang/nhung-ky-nang-giai-quyet-van-de-ban-can-biet
