3 nguyên tắc vàng trong kỹ năng thuyết trình bằng Powerpoint

Các quy tắc quan trọng khi thuyết trình bằng Powerpoint

Quy tắc 1: 10 slide buộc người thuyết trình phải lựa chọn khôn ngoan:

Chắc chắn rằng, 10 có vẻ như là một con số tùy ý, nhưng đặt một giới hạn về số lượng các slide mà bạn được phép là một hạn chế đầy giá trị. Hầu hết mọi người có thể sử dụng 20, hoặc 30, hoặc 100 slide cho một bài thuyết trình kéo dài 1 giờ. Giảm con số này xuống đến 10 buộc bạn phải đánh giá được sự cần thiết của từng slide. Cũng giống như mọi yếu tố của quá trình trình chiếu, nếu slide nào không cần thiết, thì cần được cắt giảm đi. Nó cũng khuyến khích người thuyết trình bằng powerpoint thiết kế một cách khôn ngoan. Thông thường một thiết kế biểu đồ đơn tốt loại bỏ được sự cần thiết cho 5 slide dạng bullet.

3 nguyên tắc vàng trong kỹ năng thuyết trình Powerpoint

Quy tắc 2: 20 phút là đủ dài để truyền đạt một việc to tát:

Cũng giống như các hạn chế về số lượng các slide, một hạn chế về thời gian nói trước công chúng sẽ buộc bạn phải chỉnh sửa không thương tiếc. Cắt giảm những slidebar buồn cười. Cắt giảm cả những lời như kiểu pha trò “Tôi hạnh phúc khi được ở đây“. Cắt giảm những câu chuyện không cần thiết cho sự truyền đạt thông điệp của bạn. Cắt giảm những chi tiết rằng mà chỉ có 5% của khán giả quan tâm đến, thay vào đó bạn sẽ gửi qua email sau buổi thuyết trình. Khi bạn có thể cắt tất cả những việc đó, bạn có thể giao tiếp với độ chính xác và sự ngắn gọn. Martin Luther King Jr. đã chỉ cần 17 phút để chia sẻ ước mơ của mình. Còn điều gì làm cho bạn nghĩ rằng bạn cần nhiều thời gian hơn thế nữa?

Quy tắc 3: Cỡ chữ 30 đảm bảo khả năng đọc:

Trừ khi bạn có một lượng rất đông khán giả và một màn hình chiếu rất nhỏ (nó đã xảy ra với tôi), cỡ chữ 30 sẽ đọc được bởi tất cả mọi người. Lớn hơn có lẽ là tốt hơn, nhưng đây là một ngưỡng thấp hợp lý chấp nhận được. Trong khi phông chữ 30 vẫn còn cho phép bạn đặt rất nhiều từ trên một slide, ít nhất thì khán giả của bạn vẫn có thể đọc chúng.

Một số thông tin về đánh giá một bài thuyết trình powerpoint và vài kỹ năng thuyết trình khi sử dụng powerpoint

1. Tổ chức nội dung cho buổi thuyết trình: Người trình bày phải trình bày một cách logic, giữ vững kết cấu ND thống nhất xuyên suốt bài trình bày, hạn chế ngắt quãn ND trong các slide. Giúp ích người đọc tiếp thu ND một cách nhất quán và dễ dàng

2. Hiểu biết về chủ đề: Người trình bày cần có sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề đang trình bày hơn là chỉ trình chiếu như máy

3. Đồ họa, bố cục trình bày: Cần có tiêu đề trong slide, mỗi chủ đề nên chỉ trong 1 slide. Người thuyết trình cần sử dụng các biểu đồ, các hình ảnh, video,... để mô tả ND hơn là sử dụng chữ đơn thuần. Sử dụng đồ họa bắt mắt, cố gắn theo một template thống nhất trong suốt bài trình bày cho bố cục, màu chữ, màu link, kích thước hình ảnh, màu nền, hình ảnh trang trí,... Đồ họa cần tránh làm cho khán giả trở nên chú ý tập trung vào các hình ảnh trang trí hơn là ND bài trình bày

4. Các lỗi cơ học trong thuyết trình: Hạn chế các lỗi chính tả, văn phạm. Hạn chế các lỗi khi thao tác chuột, làm chia trí khán giả. Khắc phục các lỗi ngẫu nhiên một cách khéo léo

5. Định hướng tiếp xúc mắt: Hạn chế nhìn màn hình và đọc lại, nguyên tắc là những gì có trên slide thì không nên đọc lại, lúc đó sẽ gây chia trí và khán giả vừa phải đọc, vùa phải nghe, mà hiếm khi 2 hành động này cùng pha. Hạn chế nhìn vào sổ ghi chép mà nên nhìn thẳng vào các khán giả

6. Phong cách nói: Người trình bày nói chuẩn xác, ít sai lỗi chính tả, sử dụng kết hợp tốt kỹ năng giao tiếp không lời là ngôn ngữ cơ thể. Phong cách thuyết trình bằng powerpoint cần phù hợp với ND trình bày (phong cách trẻ trung, sang trọng, lịch sự, năng động, nhí nhảnh,...)

Một số lưu ý khi trình bày bài thuyết trình bằng powerpoint

• Trang chiếu phải có tiêu đề, tiêu đề cần được gắn vào layout
• Một trang chiếu không nên quá một chủ đề, Số nội dung không quá 6 ND trong 1 chủ đề
• Một nội dung thường không quá 2 dòng
• Ngôn từ nhất quá, màu sắc nhất quán, phong cách nhất quán
• Dùng gam màu và hình ảnh thích hợp, template phù hợp
• Thiết kế trang chiếu cân đối, phù hợp với các loại màn hình
• Viết chữ cỡ tối thiểu 5mm (font khoảng 20-25px)
• Nên hiển thị thanh thời gian để dễ quản lý tốc độ trình bày
• Một số phím tắt cần nhớ trong khi trình chiếu

Khi trình chiếu, bạn nhấn phím F1, chương trình sẽ cho ra các phím tắt hữu dụng nhất (xem hình). Dưới đây là một số phím thú vị.

• Ctrl - P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những điểm quan trọng.
• Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn đã tạo bằng bút màu.
• Nhấn phím Esc: tắt cây bút màu đi, trở vế trỏ chuột BT
• Ctrl - H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)
• Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.
• Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao hoặc xử lý sự cố, nhấn lại phím này để trở về bình thường.
• Page Up hay mũi tên lên: Đến slide trước.
• Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến slide sau.
• Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến slide theo số trang.

Kỹ năng sống: Một số phím tắt cần nhớ trong khi soạn thảo bài thuyết trình bằng powerpoint

Kết luận:

Nguyên tắc chung khi thuyết trình bằng powerpoint là chú ý sử dụng chúng đúng theo công dụng là công cụ trình bày của nó, đừng lệ thuộc và đừng biến nó thành công cụ trang trí cho bài trình bày của mình, mà hãy biến nó thành công cụ trình bày ý tưởng. Với những chia sẻ về cách dùng, mẹo khi thuyết trình bằng powerpoint trên đây, kenhtuyensinh hi vọng bạn sẽ rèn luyện được kỹ năng thuyết trình với powerpoint hiệu quả nhất!

Bài viết thuộc chủ đề: kỹ năng thuyết trình, thuyết trình bằng powerpoint, mẹo thuyết trình hiệu quả, công cụ thuyết trình, quy tắc sử dụng powerpoint khi thuyết trình, phong cách thuyết trình.